こんにちは、T.K.です。
この記事では、未経験の方が転職で正社員としてオフィスワーク職を目指す場合、準備として学んでおくべきことについて書いています。
この記事では以下の悩みを持つ方に向けて記事を書いています。
未経験でオフィスワーク職への転職を希望されている方
今までオフィスワークをしてこなかったので具体的に何ができるようにならないといけないか分からない方
『正社員』として中途で入社するにあたって必要なスキルを知りたい方
この記事を読むことで社会人として最低限知っておかないといけないスキルとその学習法が分かります。具体的には以下のとおり
社員として必要なスキル
社会人として必要なスキルを紹介します。ここでは新卒が入社時に学ぶ基礎及び、入社数年で仕事を通じて得るスキルについて説明します。
社会人の基礎
新人研修で学ぶ社会人の基礎はどのようなものがあるか、今からどのように学ぶかについて説明します。
パソコンスキル
パソコンスキルとは具体的に『何を』『どこまで』出来ないといけないかを説明します。
コミュニケーション能力
仕事をする上では常に磨き続けないといけない能力ですが、仕事を円滑に行うため必要なコミュニケーションについてです。
面接の場では『受け答え』として評価のポイントとなります。
それでは、始めていきます。
20年、9社の人事に従事してきました。
5社で新人研修の企画兼社内講師も行い、新卒・未経験者層の教育・フォローを行っています。
社員として必要なスキル
新卒で入社した人が社会人2～3年目までに研修や仕事で覚えるスキルはこちらの2つになります。
社会人の基礎
ビジネスマナー、ビジネス文書、敬語、電話のかけ方に代表されるの所謂ビジネス基礎のスキルになります。
パソコンスキル
ワード、エクセル、メール等になります。プレゼン資料が必要な会社であればパワーポイントも必要になる事があります。
こちらは新卒で入社した人が学ぶスキルではありますが、ベテランになっても研鑽を続けないといけないスキルです。
コミュニケーションスキル
傾聴と伝達、論理的な話し方等、相手とスムーズに意思疎通を図る能力です。
入社2～3年以内に『企業』に新卒で入社した人が一度は研修や仕事で学ぶこちらのスキルは、未経験の人から見ると『社会人』として大きな差と思われるものです。
こちらのスキル、より具体的にはどのようなもので、どのように学習をしていけばよいかを順を追って説明していきます。
社会人の基礎
社会人の基礎とは
社会人の基礎は正社員として社会人デビューをした人は新入社員研修として入社時に学ぶスキルです。具体的には以下のとおり。
| 項目 | 具体的な種類 |
| ビジネスマナー | お辞儀・挨拶の仕方、名刺交換の仕方、上座、下座 |
| ビジネス文書 | 手紙の書き方、メールの書き方 |
| 敬語 | 尊敬語、謙譲語、丁寧語、美化語 |
| 電話対応・かけ方 | 電話の受け方、電話のかけ方、取り次いでもらい方 |
| 来客対応・訪問 | 訪問時の名乗るルール、案内の受け方、来客時の対応方法 |
| 一般常識 | パリ協定、SDG’ｓ、バイデン大統領等時事に関わる事 |
新卒入社者が入社時の研修で学び、以降ずっと練習をして慣れていくことで憶えます。
企業に新卒で入社をしなかった方はなかなか改まって学んだり勉強する機会がない為、社会人未経験の方は特に差を感じてしまうスキルです。
しかし、一度学んで実践する際、7割程度の完成度で日々仕事をしています。
社会人経験が多い方でも『敬語』について完ぺきではありません。
社会人未経験の方も実は少しの勉強で追いつけるスキルになります。
社会人の基礎を勉強するには
『秘書検定』と言う資格がありますが、こちらの資格の勉強は体系的にビジネスの基礎力を学ぶことができます。
一般的に秘書検定は、事務職を目指す方が取得する傾向があります。
試験項目は敬語、一般常識、マナー等社会人の基礎に関わることが網羅されています。
資格の取得のため試験を受けるかは別として、教材を勉強することができます。
独学で書店に行けば教材も売っていますが、もし通信教育等で受講をしたい方の為、通信教育の機関を紹介します。
月々定額を払えば様々な勉強ができるWeb教室です。秘書検定の勉強以外の勉強もできるので様々な勉強がしたい方にはお勧めです。
ユーキャンの秘書検定講座通信教育の老舗です。こちらは実績と講座数が充実しています。
パソコンスキル
パソコンスキルとは
一般的にパソコンスキルで問われるのは以下の内容になります。
| 項目 | 具体的な内容 |
| パソコンの操作 | パソコンを起動、終了、カーソルを動かす、インターネットを見る等 |
| タイピング | キーボードに早く打ち込みができるか。 キーボードを見ずにタイピングができる、ブランドタッチができると価値が高い。 |
| マイクロソフトオフィス | Word：文書作成ソフトの操作ができる Excel：表計算ソフトで簡単な式を作ったりグラフを作れるようになる PowerPoint：資料作成ソフトでプレゼン用資料が作れる Outlook:メールソフトでメールのやり取りができる ※OutlookはGoogleCromeというメールソフトに置き換えられる場合がる |
スマートフォンのみ使ってきた方だと一見難しいと感じますが、パソコンの操作は、使っていけば自然に憶えます。実際はスマートフォンの方が操作は難しいです。
タイピングは慣れが必要なので少々練習が必要になります。ただしタイピングはマイクロソフトオフィスの操作練習をしていれば自然にスピードも上がってきます。
それでは、マイクロソフトオフィスについてですが、最低限憶えておかないといけないのは、『word』と『Excel』になります。
『Word』でできる事の水準は一般的に以下のとおりです。
| 初級 | 中級 | 上級 |
| データ入力 文字装飾（フォント、太字等） 均等振り分け 書式設定 印刷（余白・ページ設定） あいさつ文ウィザード | グラフ作成 インテンド作成 タグ、ページ区切り オブジェクト挿入 図形描写、写真を入れる | リンク貼り付け ラベル作成 段組設定 差し込み印刷 構成機能設定 |
『word』の練習で『outlook』もカバーできます。双方ともコアの技術はタイピングです。
wordでタイピング技術を上げればoutlookでメールを打つ際にも役立ちます。
なお、タイピングスピードの目安を以下表示しておきます。
| 派遣社員 | 正社員一般事務 | Web業界 | |
| 1分間で打ち込む文字数 | 60～80 | 100～120 | 150～ |
『Excel』は表計算、グラフ作成等様々なことができる分操作方法も若干複雑になります。
『Excel』で何ができるかによって、PCスキルのレベルはある程度分かります。
『Excel』でできる事の水準は一般的に以下のとおりです。
| 初級 | 中級 | 上級 |
| 表計算 コピー＆ペースト 四則演算（＋－×÷の事） 印刷 罫線を引く 書式設定を変える 画像を挿入する ヘッダー・ふっだーの設定 【関数】SUM,AVERAGE | 並び替え、複数シートでの集計 表・グラフの目的に合った変更 A４サイズに合わせた印刷設定 ページ指定印刷 表の挿入、統合、加工 作図、グラフ作成 【関数】Vlookup | ピボットテーブルでの分析 マクロ機能を使った簡単な作業自動化 封筒のラベル印刷 差し込み印刷 変更履歴を利用した文書管理 オブジェクト（図形やグラフ）を取り込む |
今までの経験上事務職の方でも、大体の企業では中級までできれば十分です。上級まで使える人はむしろ重宝されるレベルです。
上級はピボット、差し込み印刷ができればほぼ仕事は網羅できます。
また、仕事をする時に使う関数はこのくらいです。
round、sum、Vlookup、if、count、avarage
パソコンスキルをあげるには
マイクロソフトオフィスの練習をしていけばある程度企業から認められるスキルに到達します。
練習は、Googleをで使い方を確認すれば、様々な教材無料で閲覧できます。
お金をかけず独学である程度の技術は習得できるということですね！
しかし、体系的に学びたい方、同じく通信教育の教材があります。こちら紹介しますね。
パソコン初心者の方はこちらのコースから始めるとよいと思います。
ユーキャンには以降発展させたマイクロソフトオフィスの資格講座や『PowerPoint』の講座もあるので段階を踏んで学習を続けることができます。
月額定額サービス【ウケホーダイ】
オンスク.JPの講座の中にExcelに特化した講座があります。
特にレベルの分かれるExcelに集中したい方はお勧めです。
コミュニケーションスキル
コミュニケーションスキルは、正社員あるないに関わらず、また新人・ベテランに関わらず学習が必要なスキルです。
極めることや合格点となるものがないけど高ければ高いほど市場価値も高くなります。
社会人になる時、基本は押さえておきましょう！
コミュニケーションスキルとは
コミュニケーションスキルは大きく分けると「傾聴」と「伝達」に分かれます。
「傾聴」というアピール
傾聴には２つの役割があります。
正確に相手の主訴を理解する
相手の意図していることを、理解し食い違いを防ぎます。食い違いはそれだけ仕事の進捗が遅れます。逆を言うと傾聴の正確さは「仕事ができる」に直結します。
聴いていることをアピールする
「私は貴方の言うことを聴いています」と言う事をアピールします。人は聴いてくれる人の言葉はより注力して聴くため、自分が聴いていることのアピールは発言力を持つため大切な要素になります。
相手の主張を理解するためには、５W2Hを意識して聞きましょう。
５W2Hとは以下の用語です。
５W：What（何）、When（いつ）、Who（誰）、Where（どこ）、Why（なぜ）
２H：How（どのように）How much（いくら）
一般的には、５W1Hと言います。ビジネスでは、お金が常に必要な要素になるため【How much】は特に知っておくと得です。
聴いていることのアピールは以下の４つのことを心がけてください。
うなづき：聴いている時にうなづく
あいづち：「うん」、「ええ」、「はい」等
フィードバック：相手の言った事を繰り返し言う
要約：相手の言っていることを要約する
聴いているアピールはそんなに難しいものではありません。今日からの実践しましょう。
伝達のスキル
「仕事」での伝達のポイントは３つあります。
結論が先
会社は忙しいので、まずは結論を言いましょう。根拠は結論の後に話します。
報告は事実のみを言う
仕事は無機質です。貴方の感情には興味がありません。あくまで事実のみを伝えましょう。
人に頼むときは「I メッセージ」で
人に物を頼むときは、「やってください」ではなく「やってくれたら私はうれしい」と言うように「私は～」という言い方の方が相手の同意を得やすい。
こちらのポイントを踏まえてお話をするとビジネスでは意思伝達を短時間で正確に伝えることができます。
コミュニケーションの詳細は、別記事にも用意しています。興味がある方はこちらも参照ください。
コミュニケーションにも検定があります。こちらも検定を受けるかは別として、体系的理解のために勉強は良いと思いますので、学習機関のリンクを張っておきます。
コミュニケーション、特に伝え方の検定になります。
伝えるための基本要素を体系的に学ぶことができます。
わずか140分間の動画の視聴、これだけで仕事力が変わります。
まとめ
この記事では、社会人未経験の人が正社員として転職をする際、押さえておきたい３つのスキルについて書きました。
３つのスキルは
社会人の基礎
パソコンスキル
コミュニケーションスキル
社会人の基礎は「ビジネスマナー」「敬語」「電話対応」等の知識になります。
一般的に正社員で社会人デビューをする人は新人研修というもので基礎を学び以降ずっと練習をしている習慣です。
ただし、「正確に」ずっとし続けている人は少なく、研修を受けていない人も少しの学習と普段気を付けることで追いつくことは可能です。
パソコンスキルはPC起動、タイピング、マイクロソフトオフィスの操作が一般的ですが、特に問われるのマイクロソフトオフィスの「word」「Excel」の操作レベルです。
こちらも使う機能は限られてくるので、基礎を学べば追いつくことは可能です。
コミュニケーションスキルは正社員やベテラン新人関係なくどのステージにいても大切なスキルです。また、このスキルが高い人は転職市場で価値が上がります。
要素は「傾聴」と「伝達」です。
「傾聴」は正確に聞く以外に「聴いていることのアピール」の意味合いもあります。
「伝達」の時はの要点は３つ、「結論が先」「報告は事実のみ」「頼むときはIメッセージ」です。
この記事が皆さんのスキルアップの助けになることを願って！
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